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8 de Abril de 2020

Taxonomia para Cartórios de Registro Civil

Como manter a sua Serventia Extrajudicial em pleno funcionamento

Geovana Souza, Tabelião e Registrador
Publicado por Geovana Souza
há 2 meses



1 . TAXONOMIA

Realizar a taxonomia de algo é classificar de forma sistemática elementos de um todo em diferentes categorias.

A importância da taxonomia nos Cartórios de Registro Civil de Pessoas Naturais é latente. Desde que iniciamos os estudos para concurso verificamos facilmente o quão importante é manter a ordem adequada dos papéis e livros que formam o nosso acervo. Detalhes como o tamanho do livro, numeração e nome dos livros e pastas, em outros órgãos e estabelecimentos (órgãos públicos) é assunto normalmente delimitado por códigos de normas e normas técnicas. Já nos Serviços Extrajudiciais, esses “detalhes” são tão importantes que são objetos de lei federal, a lei 6.015 de 1973.

Por aí podemos entender que é da própria natureza dos Ofícios Extrajudiciais a organização técnica do seu conteúdo, por isso a lei 8.935/1994 conceitua os serviços de registro como “aqueles de organização técnica e administrativa destinados a garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos” (grifo nosso) (BRASIL, 1994).

Antes mesmo de debruçarmos no tema da taxonomia, é essencial relatar que a organização de uma empresa ou cartório depende em primeira mão da própria disponibilidade dos seus gestores para que funcione adequadamente. Não adianta delegar a elaboração da sua taxonomia nem o acompanhamento da evolução do seu acervo para terceiros. É claro que algumas atividades atreladas a esse tema podem e devem ser passadas a seus colaboradores, mas somente o delegatário poderá ter poder decisório sobre as formas de arquivamento dos documentos e a adoção de novas técnicas, de modo que o controle do acervo sempre estará em suas mãos.

Christian Barbosa afirma, com base em pesquisas feitas pelo Delphi Group sobre grupos de executivos e gerentes que “mais de 60% desses profissionais concordam que a busca de uma informação é um processo difícil e que, na maioria das vezes, não é possível localizar os dados de que necessitam para realizar seus trabalhos; 51% dos entrevistados afirmaram que passam mais de duas horas por dia em busca de informações; Os trabalhadores do conhecimento gastam de 20% a 30% do seu tempo à procura de informações relacionadas com seus negócios, em sua grande maioria documentos eletrônicos que deveriam ser facilmente identificados.” (BARBOSA, 2020)

A organização de dados é uma realidade assustadora para a maioria daqueles que lidam com informação. A organização não é simplesmente ter uma mesa arrumada e limpa na qual você possa trabalhar com clareza de pensamento. Isso é maravilhoso. Mas antes disso é necessário ter uma serventia organizada a nível de conhecimento. Quanto tempo você gasta para localizar um processo em curso? Quanto tempo você gasta para localizar uma sentença arquivada em sua serventia? Quanto tempo você leva para localizar uma informação importante para a conclusão de um registro?

Nos meus primeiros anos como registradora eu vivi na pele a realidade da desorganização. Lembro-me que os processos de habilitação de casamento eram organizados em um armário do qual apenas uma pessoa tinha o conhecimento daquela taxonomia. O resultado disto era que na ausência daquele colaborador nada era localizado com rapidez. Houve um cliente que compareceu para receber informações sobre o andamento de uma habilitação e chegamos a gastar uma hora procurando pasta por pasta nas diversas caixas, para só depois de analisar TODAS aquelas pastinhas de cartolina perceber que aquele processo estava no Ministério Público aguardando parecer do (a) Promotor (a).

Essa situação se repetiu algumas vezes, mas logo percebi que o sistema que eu havia herdado não poderia manter-se por muito tempo. Assim, desenvolvi algumas técnicas (e adquiri algumas tecnologias) que foram capazes de mudar definitivamente a forma de lidar com a informação. Foi um benefício para mim, para os meus colaboradores e para todos os meus clientes.

2 . NÍVEIS DE ORGANIZAÇÃO

Com base nos estudos de Christian Barbosa estabeleci uma taxonomia básica definindo as áreas de informação mais abrangentes da Serventia. Existem três níveis de organização que precisamos conhecer:

  1. Nível Físico: O ambiente em que você está inserido deverá ter uma organização mínima. A Serventia Extrajudicial só vai funcionar se você for capaz de localizar cada item físico que você necessita com brevidade. Qualquer pessoa com um nível mínimo de liderança deve entender que possui liberdade para intervir em qualquer ambiente de trabalho, seja para abrir alguma gaveta bagunçada ou para determinar a organização de algum setor. Essa intervenção deve ser natural, e num ambiente com uma boa cultura organizacional não deve causar maiores constrangimentos.

  2. Nível Lógico ou Digital: Os processos existentes da sua serventia devem estar organizados de modo a seguir um passo a passo previsível e arrumado, essencial para o estabelecimento e cumprimento de prazos. Nesse nível é interessante o uso de tecnologia para o controle processual.

  3. Nível do Conhecimento: Nesse nível a sua serventia irá organizar o alto nível de informações à qual o serviço é submetido diariamente. Com a arrumação devida será possível localizar dados específicos com certa facilidade (data de protocolo de um documento, localização exata de processo, caixa onde o documento x está arquivado). Esse tema é objeto de outro artigo.

3 . MODELO DE TAXONOMIA PARA CARTÓRIOS DE REGISTRO CIVIL


3.3 TAXONOMIA FÍSICA

Todo registro e averbação precisam de um título para seu fundamento. Por conta disso você e seus colaboradores devem compreender que o arquivamento sempre será a última etapa de qualquer ato, e nunca deverá ser desmerecida. Um arquivamento bem feito evitará muitos problemas para a sua serventia.

Assim, propague desde cedo a ideia de que todo documento tem uma casa, ou seja, todo papel existente na sua serventia tem um local correto para estar. Para isso você precisa fornecer uma organização mínima para os seus colaboradores por meio de caixas. Segue a minha sugestão:

  1. Protocolos recebidos (dividir por datas para controle de prazos).

  2. Protocolos deferidos

  3. Protocolos indeferidos

  4. Protocolos para intimação (faltando documento, etc)

  5. outros status que entenderem necessários.

Lembre-se de orientar os seus colaboradores a atualizar o protocolo (físico ou digital) sempre que ele mover os processos de caixa, assinando e datando. Estampe a regra: Aviso de movimento de processo sem assinatura e data é aviso ineficaz!

Sobre os livros obrigatórios do RCPN não vamos falar deles nesta edição visto que desde a legislação à doutrina temos material suficiente para compreendê-los.

Apenas gostaria de lembrar algumas pastas obrigatórias da sua serventia:

  1. DNV (arquive aqui, cronologicamente por data de registro, a DNV por livro, junto com os documentos dos pais).

  2. DO (arquive aqui, cronologicamente por data de registro, a DO por livro, junto com os documentos dos declarantes).

  3. HABILITAÇÕES DE CASAMENTO (arquive aqui todos os processos de habilitação por livro, lembrando de inserir o número do termo na capa após a celebração. Faça um índice da caixa).

  4. Protocolo de entrega de documentos ao MP (sempre que encaminhar uma habilitação ao MP lembre-se de fazer um protocolo para controle).

Tenha também essas pastas obrigatórias (a arrumação desses documentos não é definida por lei nem no seu código de normas, então arrume conforme a melhor forma de localizá-los):

  1. Mandados de Divórcios, Anulação e Separação;

  2. Escrituras Públicas de Divórcio;

  3. Mandados de Retificação (Casamento, nascimento e óbito);

  4. Reconhecimento de filiação (paternidade e maternidade - biológica e socioafetiva);

  5. Alteração do sobrenome da mãe em virtude de casamento;

  6. Alteração de nome até um (01) ano depois completada a maioridade (juntar mandado);

  7. Outros (Mandado de cancelamento, mandado de mudança de prenome, Mandado de destituição e suspensão de pátrio poder; guarda e tutela; exclusão de maternidade ou paternidade);

  8. Mandados de Adoção;

  9. Cancelamento de registros;

  10. Mandado de abertura de registro;

  11. Retificações pelo Art. 110 da 6.015/73.

  12. Retificações pelo Prov. 73, CNJ

Se você tem o livro E:

  1. Documentos que dão origem à inscrição, transcrição ou registro de sentença de interdição ou ausência, escritura ou mandado de emancipação (você pode nomear a pasta apenas como “transcrições de interdição, ausência e emancipação” por exemplo).

  2. Modificações na ausência como cessação, abertura de sucessão provisória ou definitiva, substituição de curador do ausente.

  3. Levantamento da interdição, mudança do local de internamento do interdito, Substituição do (a) curador (a). (A depender do movimento da serventia, faça apenas uma pasta com todos esses assuntos e arquive por ordem cronológica de registro (sempre), fazendo sempre menção no livro da data da prática do ato para auxiliar a localização dos documentos arquivados.)

  4. Traslados de registros de nascimento, casamento e óbito ocorridos no exterior.

  5. Reconhecimento de paternidade e maternidade feito em ação de investigação.

  6. Modificações no traslado de casamento (Separação, divórcio, anulação e nulidade).

  7. Modificações no traslado de óbito (Cancelamento, retificações).

Outras pastas importantes:

  1. Notas devolutivas,

  2. Pedidos de papel de segurança,

  3. Pedidos de averbação de CPF (nem todos os delegatários arquivam esses pedidos).

Para maior facilidade da arrumação do seu acervo, criei alguns modelos que estão no anexo desta apostila.

3.2 TAXONOMIA DIGITAL

Cada RCPN deverá estabelecer o seu próprio método de organização. Vamos ver agora uma sugestão de arrumação para pastas no Nível Lógico e Físico.


Em outra linguagem, as suas pastas digitais ficariam arrumadas da seguinte maneira:

O que mais importa nesse momento é definir uma organização para todas as pastas do seu RCPN antes que você precise utilizá-las. E com o tempo você poderá alterar essas pastas de acordo com a sua real necessidade.Quais são as vantagens imediatas desse processo? Inicialmente você vai gastar menos tempo pensando onde salvar um documento, porque você já sabe as categorias existentes. Depois, fica muito mais fácil orientar um colaborador à distância sobre a existência de um modelo. Pense na facilidade de obter um documento quando você precisar dele e não estiver na serventia nem com acesso ao seu servidor. Além disso, os seus colaboradores irão trabalhar de forma mais rápida, pois vão gastar menos tempo procurando os documentos.Outras dicas importantes:

  1. Para um serviço mais ágil, utilize um servidor no qual todos os colaboradores possam ter acesso às pastas principais mediante senha individual.

  2. Sempre que salvar algum documento no seu computador ou servidor, recomendo que salve utilizando o nome completo do REGISTRADO para buscas posteriores.

  3. Utilize códigos especiais para os atos que você salvar (ex: DIV - MARIA DO SOCORRO E PEDRO MELLO para um divórcio. REC - JOÃOZINHO DA SILVA JUNIOR E JOAO DA SILVA PAI para um reconhecimento de paternidade.)

  4. Sempre que possível, digitalize os documentos que derem origem aos seus atos. Isso facilita sua vida a médio e curto prazo.

  5. Não seja tão exigente. Implante tudo o que você puder no tempo que você puder. Organizar uma serventia é uma tarefa complexa que demanda tempo, então não se sinta culpado caso tudo não esteja em ordem na primeira semana.

ANEXOS

Sugiro que comprem pastas AZ e saquinhos plásticos para arquivamento. Cada saquinho plástico deverá conter a seguinte folha de rosto, facilitando a localização do seu conteúdo: (O arquivo pode ser feito em caixas ao invés de pastas AZ se for mais conveniente).


CARTÓRIO/OFÍCIO/SERVENTIA DE REGISTRO CIVIL DE/A/O XXXX - CEARÁ

...

MANDADOS DE DIVÓRCIO, SEPARAÇÃO E ANULAÇÃO

...

JAN, FEV, MARÇO 2020

BIBLIOGRAFIA

BARBOSA, Christian. A tríade do tempo [recurso eletrônico] / Christian Barbosa; Rio de Janeiro: Sextante, 2012. recurso digital Formato: ePub

BRASIL. Lei nº 8.934, de 18 de novembro de 1994. Dispõe sobre o Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins e dá outras providências. Diário Oficial da União: Brasília, DF.


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